Es el sistema que permite dirigir y controlar el uso de las TI y, por lo tanto, provee herramientas para la definición, el monitoreo y el control del Plan Estratégico de Tecnologías de la información, define los órganos de Gobierno encargados de la toma de decisiones y la rendición de cuentas de TI, y establece los mecanismos para garantizar el cumplimiento de la normatividad interna y externa.

La declaración de los comités se encuentra en el siguiente enlace.

La principal herramienta para la medición son los indicadores estratégicos y operativos descritos en el Tablero de control de la DSIT, el cual puedes encontrarlo en el siguiente enlace.

Llamamos a nuestra estrategia el “Plan Maestro de la DSIT 2020-2022” y la desarrollamos alrededor de cuatro ejes estratégicos, que constituyen los pilares para habilitar el cambio y construir el futuro hacia la transformación digital de la Universidad.

Existe un protocolo de bienvenida que sirve de guía a todas las personas de la DSIT que tienen la responsabilidad de recibir a nuevos colaboradores.

El procedimiento para solicitar una capacitación depende del tipo de capacitación que requieras. Recuerda que en cualquier situación el primer paso es identificar la capacitación y validarla con tu jefe inmediato, pues existe un plan general y la idea es cumplirlo.

*Si el curso es convocado por GHDO. Por ejemplo, español o inglés, encuentra una guía rápida de inscripción aquí.

*Si el curso es impartido por la DSIT, debes comunicarte con el organizador de la capacitación.

*Si necesitas hacer un curso o una formación utilizando el PIC, debes tener en cuenta la política institucional de capacitación y además, diligenciar el formulario solicitud de inscripción a eventos de capacitación. Plan institucional de capacitación.

Si, tenemos un proceso para la construcción de sitios web, donde la DSIT y la Dirección de Posicionamiento realizan talleres, con el fin de detallar los requisitos que se deben cumplir para la construcción y la aprobación de las salidas en vivo de sitios web.

No, pero para solicitar la extracción de cualquier tipo de información de un sistema gestionado técnicamente por la DSIT, tenemos un instructivo que explica paso a paso los requerimientos y el procedimiento que debe realizar el solicitante de la información.

Puedes encontrar el instructivo haciendo clic aquí

Una vez aprobado el cambio este será visible en el calendario de cambios.

Los pasos para realizar una solicitud de cambios son:

1. Descargar y diligenciar la ficha de registro de cambios.
2. Cargar la ficha en la carpeta de cambios del Repositorio DSIT y obtener la URL.
3. Registrar el cambio en la lista de solicitudes de cambio.

El proceso para solicitar proyectos de TI comprende desde la identificación de la necesidad por parte de una unidad, hasta el inicio de la estructuración del proyecto y tiene como objetivo recibir y evaluar las necesidades de TI de la Universidad, con el fin de establecer el curso que deben seguir para su solución. 

Para el registro de necesidades, el Líder de relaciones de la Jefatura de Experiencia de Servicios debe diligenciar la ficha de necesidad, cargarla en la carpeta de necesidades y crear el registro en el repositorio DSIT.

La Arquitectura digital de referencia es una guía que define cómo se estructuran, integran, restringen y coordinan las soluciones de TI de la Universidad de los Andes en los dominios de información, aplicaciones e infraestructura, y en los aspectos de seguridad, integración, procesos y costos.

La seguridad de la información es responsabilidad de todos, por lo cual es importante tomar las medidas adecuadas para proteger la información para salvaguardar la seguridad y privacidad de la información.

1. Mantén las actualizaciones del software de tu computador y dispositivo móvil al día: tener actualizados al antivirus, el navegador web y el sistema operativo son las mejores defensas contra virus, software malicioso y otras amenazas en línea.
2. Automatiza las actualizaciones de software: configurar las actualizaciones automáticas en tu computador o dispositivo móvil asegura que tu equipo se actualice y evita que se te olvide hacerlo.
3. Usa siempre aplicaciones de seguridad para analizar los dispositivos externos que puedan infectar con virus y software malicioso tus dispositivos.

Es un acceso, intento de acceso, uso, divulgación, actualización o destrucción no autorizada de información; una pérdida de confidencialidad o integridad de la información, una interrupción en la operación normal de las comunicaciones y recursos de TI, o una violación a los lineamientos de Seguridad de la Información de la Universidad.

Siempre que consideres que se haya producido una violación a la confidencialidad, integridad y disponibilidad de tu información o de la información de la Universidad.

Cualquier reporte sobre incidentes de seguridad de la información en la Universidad debe ser enviado a la mesa de servicio a través del correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., o llamando a la extensión 3333.

A menos que sean correos que estabas esperando, te recomendamos que los elimines definitivamente. Las herramientas de seguridad de la Universidad están configuradas para enviar todos los correos sospechosos a esta carpeta, pues generalmente se trata de mensajes que han sido reportados como no seguros.

Sí, pero se requiere realizar un proceso de aprobación adicional. Solo las compras presupuestadas de un año para el año siguiente están preaprobadas.

Lo primero que debes hacer para realizar una compra no presupuestada es documentar la necesidad y pedir la aprobación al jefe de tu equipo, estimando el valor requerido. Tu jefe validará con el equipo de presupuesto si existe disponibilidad presupuestal para continuar el trámite.

• Si no existe disponibilidad, deberás renunciar a la compra o gestionar con tu jefe la consecución de presupuesto adicional. Una vez hecho esto, deberás informar al equipo de presupuesto para que se pueda continuar la gestión de tu necesidad.
• Si existe disponibilidad, deberás seguir el procedimiento de compras de la DSIT.

Los CeCos o Centros de costo, son elementos que representan una Unidad o concepto al cual se pueden imputar gastos de la Universidad. En el caso de la DSIT, para recibir esta información debes comunicarte con el correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

En el procedimiento descrito en este enlace encuentras todos los detalles que requieres para llevar a cabo una compra o adquisición.

1. Lo primero que debes hacer es asegurarte de que la mesa de servicio no puede resolver el problema directamente o activando la garantía del producto. Para ello, reporta el caso en Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
2. Una vez la mesa te confirme que se debe comprar una pieza, debes informar al equipo de presupuesto de la DSIT para que se soliciten las cotizaciones y se valide la disponibilidad del presupuesto para la compra.
   
   • Si no hay disponibilidad de presupuesto, serás informado y deberás pedir a tu jefe aprobación para obtener el dinero de otro rubro. Una vez hecho esto, debes informar al equipo de presupuesto para que pueda proceder con la compra.
   • Si hay disponibilidad, el equipo de presupuesto gestionará la compra.

Si, para esto contamos con un proceso de oficialización de software, en el cual desarrollamos el manual de usuario para la oficialización de licencias de software que contiene las acciones para realizar la entrega a la DSIT de aquellas licencias de software adquiridas por primera vez o aquellas que fueron adquiridas anteriormente por fuera del proceso institucional de compras.

No es posible establecer un monto dado que se debe validar si hay personas en sitio, si hay riesgo, si hay propiedad intelectual, si es persona natural o jurídica, si hay afectación a terceros, o algunas otras variables que se pueden determinar cuando los usuarios llenan la matriz de riesgo.

El proveedor debe enviar a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., y al interventor (coordinador) antes del día 20 de cada mes, los documentos escaneados en archivos pdf independiente cada uno, así:

• Orden de compra.
• Acta de inicio.
• Acta de entrega/final.
• Factura proforma con el número de la OC.

No. Al ser fabricante es importante informarlo y anexar la certificación correspondiente que indica que el proveedor es el fabricante del bien o servicio.

La SOLEGA es un documento solicitado por Jurídica para elaborar un contrato en donde firma siempre el director de la unidad y el jefe correspondiente, haciéndose responsable del control y vigilancia del mismo.

​El formato de solicitud de compras son los datos de la compra, indica información como el CeCo, cuánto vale, que están comprando etc.

No. Para que la factura sea programada para pago debes hacer seguimiento de tu caso y esperar el código de aceptación para radicarla en el correo correspondiente según el tipo de factura, utiliza la Guía de facturación DSIT. Recuerda que si no recibes el código de aceptación, puedes solicitarlo mediante un nuevo caso.

Si, desde la cuenta Gosocket Colombia Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..  La empresa GOSOCKET - Signature South Consulting Colombia S.A.S. (NIT. 900508908), página Web:  www.gosocket.net es el nuevo proveedor tecnológico para la trasmisión de las facturas electrónicas emitidas por la Universidad.

Estos correos llegan a las personas que realicen algún pago como donaciones, o que tengan convenio de parqueadero.

Si, desde diciembre de 2018. Por lo tanto cumplimos con los requisitos de ley Exigidos por la DIAN. 

El documento que debemos enviar es el Certificado del Ministerio de Educación Nacional. “La Universidad de los Andes no está inscrita en Cámara de Comercio por cuanto es una entidad privada sin ánimo de lucro, creada bajo lo establecido en la Ley 30 de 1992; por tanto, el documento que reemplaza la inscripción en dicha entidad es el Certificado expedido por el Ministerio de Educación Nacional “MEN”.

Se puede usar este tipo de contrato, con un trámite más ágil que un contrato tradicional en los siguientes casos:

1. Suministro de bienes (equipos o elementos) de características uniformes.
2. Ejecución de obras menores, incluidas las actividades de fabricación, elaboración de diseños, estudios, adecuaciones, instalaciones, suministros de materiales y otras actividades requeridas para la intervención no estructural o mantenimiento de la infraestructura física.
3. Servicios técnicos o profesionales recurrentes o periódicos.

Las compras autorizadas por este medio de pago son algunos servicios de tecnología, suscripciones a bases de datos, inscripciones a seminarios o eventos, membresías y publicación de artículos. Otros tipos de pago con TC generan retenciones las cuales no deben ser asumidas por la Universidad.

No. Desafortunadamente estos tipos de compra no deben hacerse con tarjeta de crédito, ya que acarrean retenciones que no deben ser asumidas por la Universidad. Es por ello que para el pago a proveedores nacionales siempre el proveedor deberá expedir factura.

Esto depende del tipo de compra. La gestión de una orden de compra está en el rango de 3 a 10 días, dependiendo del adelanto que se le dé dentro de la unidad solicitante. Luego la entrega del bien depende de lo negociado con el proveedor.

Dependiendo de la complejidad de la compra es posible que se requieran permisos o seguros especiales ejemplo: En la compra de un Dron se requiere como requisitos adicionales una licencia de aviación y un seguro especial por ser un dron.

Cuando se recibe el bien sin haberse emitido una orden de compra, se constituye un hecho cumplido. Para legalizar la factura debe venir firmada por Decano / Director y debe realizarse el proceso dentro del mismo mes de la factura. 

Es importante señalar que los hechos cumplidos pueden generar procesos disciplinarios, pues se trata de un incumplimiento de las políticas de la Universidad.

Al finalizar cada año, el coordinador del equipo realiza un presupuesto de los gastos e inversiones que deberá asumir para el año siguiente. Este presupuesto pasa por procesos de revisión y validación hasta que finalmente se aprueba.

Cada coordinador es informado del presupuesto que le fue asignado y es responsable de gestionarlo de acuerdo con las necesidades para las que lo solicitó, y siguiendo los procedimientos definidos por la DSIT y por la Universidad.

El presupuesto de cada equipo se encuentra publicado en el siguiente repositorio, en el cual solo tienen acceso los jefes y coordinadores de la DSIT.

Puedes preguntarle al equipo de Gobierno y cumplimiento de TI  al correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Si,  contamos con lineamientos sobre el uso y administración de software los cuales deben ser  cumplidos  para  el  uso  racional,  eficiente  y  controlado  del software en  la  Universidad  de  los  Andes,  con  el  fin  de  evitar  incumplimientos  legales  que  acarreen sanciones o multas.

Si, para esto contamos con un proceso de oficialización de software, en el cual desarrollamos el manual de usuario para la oficialización de licencias de software que contiene las acciones para realizar la entrega a la DSIT de aquellas licencias de software adquiridas por primera vez o aquellas que fueron adquiridas anteriormente por fuera del proceso institucional de compras.

Definir e implementar las acciones necesarias para el seguimiento y control sobre los activos de software adquiridos vs los que están en uso.

El procedimiento para descargar office 365 en tu computador puedes encontrarlo en el siguiente vídeo

Ingresar en la página office.com, luego en la opción ver mi cuenta, luego ingresar a la opción suscripciones.

Nuestro portafolio de servicios cuenta con 14 servicios para profesores, 11 para estudiantes, 12 para investigadores y 12 para administrativos, enfocados en las necesidades del usuari

Encuentra los instructivos en el siguiente enlace.

Opción 1

Diligenciar el formato de denuncia de la Fiscalía. El mismo debe ser radicado en la Dirección Seccional de Fiscalías Bogotá Oficina de Asignaciones, ubicada en la carrera 33 No. 18 - 33 en horario de lunes a viernes de 08:00 a 16:00 horas. Allí se reciben las denuncias escritas de los incidentes que se puedan presentar a los equipos de propiedad de la Universidad.

Opción 2

Ingresar al enlace denuncia virtual, que corresponde al hurto a personas y diligenciar la información requerida. La descripción de los hechos en tiempo, modo y lugar debe ser clara y concisa. Al día siguiente debe llegar un correo al usuario con la confirmación del radicado de la fiscalía (16 dígitos).

Una vez realizada la denuncia con cualquier de las dos opciones, se debe radicar el denuncio en la Oficina de Seguridad para iniciar los trámites administrativos. No olvides mantener informado a tu jefe directo.

Un Activo fijo es todo bien cuya vida útil es superior a un año, no está destinado para la venta y cuyo valor de adquisición es superior a 50 UVT (Unidad de Valor Tributario año 2021 $36.308). Total Monto Activo Fijo $1.815.400. Además, por políticas de la Universidad, los siguientes tipos de bienes deben registrarse como activos fijos así tengan un valor inferior a 50 UVT: Computador, Televisor, Amplificador de Audio y Sonido, Agitador, Balanza para Laboratorio, Proyector, Sistema de Electroforesis, Sonómetro, PH-Metro.

Opción 1

Diligenciar el formato de denuncia de la Fiscalía. El mismo debe ser radicado en la Dirección Seccional de Fiscalías Bogotá Oficina de Asignaciones, ubicada en la carrera 33 No. 18 - 33 en horario de lunes a viernes de 08:00 a 16:00 horas. Allí se reciben las denuncias escritas de los incidentes que se puedan presentar a los equipos de propiedad de la Universidad.

Opción 2

Ingresar al enlace denuncia virtual, que corresponde al hurto a personas y diligenciar la información requerida. La descripción de los hechos en tiempo, modo y lugar debe ser clara y concisa. Al día siguiente debe llegar un correo al usuario con la confirmación del radicado de la fiscalía (16 dígitos).

Una vez realizada la denuncia con cualquier de las dos opciones, se debe radicar el denuncio en la Oficina de Seguridad para iniciar los trámites administrativos. No olvides mantener informado a tu jefe directo.